Sitzungen füllen unsere Kalender. Doch allzu oft fühlen sie sich wie Zeitverschwendung an – endlos, unstrukturiert und ohne Ergebnisse. Warum machen wir uns eigentlich das? Eine Antwort habe ich nicht, ausser Masochismus. Mit diesen vier Tipps kannst du jedoch deine Sitzungen effektiver gestalten und sicherstellen, dass alle Teilnehmenden ihre Zeit sinnvoll nutzen. Diese Tipps sind präventiv, d.h. du wendest sie an, bevor die Sitzung stattfindet!

#1 Ziele definieren

Möchtest du Entscheidungen treffen, Ideen sammeln oder den Status eines Projekts klären? Ein klares Ziel gibt der Diskussion eine Richtung und hilft allen Beteiligten, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Du musst nicht einen Roman schreiben. Zwei Zeilen sind mehr als genug.

#2 Traktandenliste

Ohne Traktandenliste gleicht eine Sitzung einer ziellosen Wanderung in der Wüste. Erstelle eine strukturierte Traktandenliste und teile sie vorab mit allen Teilnehmenden. So weiss jede*r, was auf sie zukommt, und kann sich vorbereiten. Gleichzeitig bewahrt die Agenda die Sitzung vor Abschweifungen.

#3 Die richtigen Leuten einladen

Nicht jede*r muss an jeder Sitzung teilnehmen. Überlege genau, wer wirklich einen Beitrag leisten kann oder von den Ergebnissen profitieren muss. Weniger Teilnehmende bedeuten oft eine produktivere Diskussion. Und nein, der Chef oder die Chefin muss nicht immer dabei sein.

#4 Einladung ablehnen

Nicht jede Sitzung ist notwendig – und du musst nicht jede Einladung annehmen, insbesondere wenn Ziele und Traktandenliste nicht vorhanden sind. Sei auf jeden Fall ehrlich mit dir selbst: Kannst du wirklich einen Mehrwert bieten? Lohnt es sich, dass 3 Personen vom gleichen Team dabei sind? Wenn nicht, lehne höflich ab oder schlage vor, die Ergebnisse nachträglich zu besprechen.

Fazit

Das sind vier einfache Massnahmen, die du treffen kannst, um den Wert einer Sitzungen zu maximieren. Es braucht keine Rocket-Science, um deine Produktivität zu verbessern.