Wir Menschen lieben zu planen. Planen gibt uns das Gefühl von Kontrolle. Doch jede Planung basiert auf gewissen Annahmen. Wenn wir beispielsweise mit dem Auto ins Kino fahren, brechen wir etwas früher auf, weil es vielleicht Verkehr geben könnte (Annahme) und wir pünktlich sein möchten (Ziel). Aber was passiert, wenn das Auto eine Panne hat? Wir haben angenommen, dass das Auto funktioniert – eine Annahme, die sich als falsch herausstellen kann.

Falsche Annahmen in Projektplanungen

Falsche Annahmen passieren in Projektplanungen immer wieder. Doch es gibt einen spezifischen Fehler, der besonders häufig vorkommt, weil wir eine bekannte Regel falsch anwenden: die 80/20-Regel (auch bekannt als Paretoprinzip).

Was sagt die 80/20-Regel?

Die 80/20-Regel besagt, dass du in 20% der Zeit 80% des Ergebnisses erreichst. Das klingt grossartig, weil 80% fast wie 100% wirken. Fast. Wenn du jedoch mit 80% nicht zufrieden bist – beispielsweise, weil der Kunde mehr erwartet oder du selbst Perfektionist:in bist (ich bin es nicht) – wird die 80/20-Regel zur Falle.

Ein Beispiel

Angenommen, du sollst für einen Kunden einen Bericht schreiben und hast dafür 10 Tage eingeplant. Nach 8 Tagen hast du 80% des Berichts fertiggestellt: Alle Texte sind redigiert, die Bilder eingefügt. Es fehlen nur noch das Gegenlesen, das Lektorat und ein paar grafische Feinheiten.

Alles gut? Eigentlich ja – wenn du noch 32 Tage hättest. Denn für die restlichen 20% benötigst du weitere 32 Tage! (Berechnung: 8/0.2−8=32). Der Teufel steckt in den Details!

Wie gehst du damit um?

Du hast drei Möglichkeiten:

1. Du gibst dich mit 80% zufrieden.
   Du schliesst das Projekt mit 2 Tagen Vorsprung ab oder konzentrierst dich in den letzten 2 Tagen auf Feinarbeiten. Die entscheidende Frage bleibt: Wird der Kunde damit zufrieden sein?
2. Du machst eine umgekehrte Planung.
   Das bedeutet, dass du im Voraus festlegst, was 80 % ausmacht und wann sie erreicht sein müssen. (Mehr dazu in der Methode der Woche.)
3. Du beantragst die zusätzlichen 32 Tage beim Kunden.
   Ob der Kunde bereit ist, diese Zeit zu bezahlen, bleibt ungewiss.

Wenn sie richtig angewendet wird, ist die 80/20-Regel ein mächtiges Instrument. Doch sie verlangt, dass du ihre Grenzen kennst und entsprechend planst.

P.S.: Fühlst du dich von ständigen Deadlines und einer immer grösser werdenden To-do-Liste überwältigt, während du versuchst, deine Produktivität zu steigern und alles unter Kontrolle zu halten? Dann lade meine 5 Produktivität-Hacks herunter!