Ich habe eine sehr gespaltene Beziehung zu E-Mails. Als introvertierte Person schätze ich sehr die Möglichkeit, eine Nachricht jemanden zu verschicken, ohne den persönlichen Kontakt aufbauen zu müssen. Es ist nicht so, dass ich Menschen nicht mag – ganz im Gegenteil! Ich habe nur Schwierigkeiten, den Kontakt aufzubauen. Wenn ich die Person gut kenne, ist das kein Problem. Aber in der Arbeitswelt habe ich oft mit Menschen zu tun, die ich kaum oder gar nicht kenne. In solchen Fällen sind Emails eine grosse Erleichterung.

Wenn ich ein E-Mail bekomme, sieht die Situation anders aus: Ich schwitze, meine Hände zittern, mein Puls rast. Stress pur. Denn wenn ich ein E-Mail bekomme, will der Absender in den meisten Fällen etwas von mir haben – meine Zeit zumindest. Kommt noch dazu, dass die Mailprogramme diese Fähigkeit haben, dir über das Eintreffen von jeden Mail sorgfältig zu informieren. Die Konsequenz für mich war, dass ich meine Arbeit aufgehört habe, um eine Antwort zu schicken. Da 30 bis 40 E-Mails pro Tag keine Seltenheit waren, versteht man schnell, wie mein Arbeitstag aussah. Frustrierend.

E-Mails sind die Krankheit unserer modernen Bürogesellschaft: Wir lieben sie als Kommunikationskanal, aber sie zerstören unsere Produktivität.

Wenn ich auf jede E-Mail sofort reagiere, stelle ich die Priorität des Absenders bzw. der Absenderin vor meiner Prioritäten. Wenn ich das realisiert habe, habe ich mich gefragt: Warum mache ich das?

Ich hatte keine Antwort, aber ich wollte nicht mehr meine Zeit so verbringen. So habe ich mich drei einfachen Regeln gegeben:

1. Ich starte meinen Tag nie mit E-Mails, sondern nutze die ersten Stunden meines Arbeitstags für produktive Aufgaben. Kurz vor dem Mittag schaue ich zum ersten Mal meine E-Mails.
2. Alle Benachrichtigungen sind deaktiviert. Nichts poppt auf. Auch die Chat nicht.
3. Wenn ich E-Mails anschaue, entscheide ich sofort, was damit zu tun ist: löschen, delegieren, speichern oder auf die To-Do-Liste. Dann wird das E-Mail als gelesen markiert. Mein Ziel ist, am Freitagabend keine ungelesenen Mails mehr zu haben.

Zusätzlich habe ich Outlook so eingestellt, dass sich beim Starten der Kalender öffnet, anstatt des E-Mails.

E-Mails können Fluch und Segen zugleich sein – aber du kannst entscheiden, wie du damit umgehst. Mit diesen drei einfachen Regeln habe ich es geschafft, mehr Fokus und weniger Stress in meinen Arbeitsalltag zu bringen. Jetzt bist du dran.